Inicio/Plan General/Libros contables
Libros contables
La obligación de llevar contabilidad se materializa en libros concretos, con contenido y formalidades determinados por el Código de Comercio. Su llevanza correcta no es solo una obligación mercantil: es la primera línea de defensa en cualquier procedimiento tributario o concursal.
Libros contables obligatorios
- Libro diario. Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad. Se admite la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, siempre que su detalle aparezca en otros libros concordantes.
- Libro de inventarios y cuentas anuales. Se abre con el balance inicial detallado; recoge al menos trimestralmente los balances de sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
A ellos se añaden los libros societarios que exige la legislación de sociedades: libro de actas, libro registro de socios en las sociedades limitadas y libro registro de acciones nominativas en las anónimas. Y, en el ámbito tributario, los libros registro propios del IVA y del IRPF, que son distintos de los contables y responden a otra finalidad.
Legalización
Los libros se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio social, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Para un ejercicio coincidente con el año natural, el plazo termina el 30 de abril. La legalización es posterior a la llevanza —los libros se presentan ya cumplimentados— y se realiza mediante ficheros con huella digital.
Conservación
Los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes deben conservarse durante seis años desde el último asiento, conforme al Código de Comercio, con independencia del cese de la actividad. A efectos tributarios el plazo de prescripción general es de cuatro años, pero se amplía en supuestos como las bases imponibles negativas o las deducciones pendientes, cuya justificación puede exigirse durante diez años.
Seis años de conservación mercantil, cuatro de prescripción tributaria general y diez para acreditar bases negativas y deducciones. En la práctica, la regla prudente es conservar la documentación de un ejercicio mientras siga produciendo efectos, y muy especialmente cuando hay créditos fiscales pendientes de aplicar.
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
Sobre los libros contables
¿Qué pasa si no se legalizan los libros?
La contabilidad no deja de ser válida por no estar legalizada, pero pierde buena parte de su valor probatorio frente a terceros, que es precisamente para lo que sirve la legalización. En un procedimiento concursal la falta de legalización puede pesar en la calificación, y en una inspección debilita la posición de la empresa. Es un trámite barato con un coste alto si se omite.
¿El libro mayor es obligatorio?
El Código de Comercio no lo exige expresamente entre los libros obligatorios, pero en la práctica es imprescindible: sin mayor no se pueden obtener los balances de sumas y saldos que sí hay que incorporar al libro de inventarios, y cualquier programa contable lo genera automáticamente. Su legalización voluntaria es habitual.
¿Se pueden llevar los libros solo en formato electrónico?
Sí, y es lo normal. La legalización es telemática y los libros se presentan como ficheros. Lo relevante es que el sistema garantice la integridad y la trazabilidad de los apuntes y que permita reproducir la información en cualquier momento.
¿Tiene una duda contable o fiscal que no termina de cerrar?
Plantéenosla. Somos el equipo al que llaman decenas de asesorías, gestorías y departamentos financieros cuando aparece una operación que no está en el manual: una permuta, una escisión, un deterioro discutible, una subvención con condiciones, un criterio de deducibilidad que puede caerse en una comprobación. Le respondemos por escrito, con la norma y la doctrina citadas, y si hace falta nos sentamos con su equipo.