Los cuatro requisitos
- Inscripción contable. El gasto debe estar registrado en la contabilidad, en la cuenta de pérdidas y ganancias o, cuando la norma lo permita, en una cuenta de reservas.
- Imputación temporal. Debe corresponder al ejercicio conforme al principio de devengo, con las reglas específicas que la Ley del Impuesto establece para los gastos contabilizados en un periodo posterior.
- Justificación documental. Factura completa o documento sustitutivo admitido, con identificación de las partes, descripción de la operación y su importe.
- Correlación con los ingresos. El gasto debe estar relacionado con la actividad y con la obtención de ingresos; en otro caso puede calificarse de liberalidad.
A ello se añade la exigencia práctica de realidad y afectación: probar que el servicio se prestó y que se destinó a la actividad, algo que la factura por sí sola no siempre acredita.
Los gastos más discutidos
| Gasto | Dónde está el problema |
|---|---|
| Atenciones a clientes y proveedores | Límite legal sobre el importe neto de la cifra de negocios y prueba de la finalidad |
| Retribución de administradores | Previsión estatutaria y acuerdo social; el llamado problema del vínculo |
| Vehículos | Grado de afectación a la actividad y su prueba |
| Gastos de viaje y dietas | Realidad del desplazamiento y su relación con la actividad |
| Servicios de partes vinculadas | Valor de mercado, realidad del servicio y ventaja obtenida |
| Gastos financieros | Límite en función del beneficio operativo y financiación de operaciones intragrupo |
| Gastos de difícil justificación | Se admiten solo con las reglas propias de cada régimen |
| Provisiones y deterioros | Restricciones específicas de deducibilidad |
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
¿Basta con tener la factura?
No. La factura es el medio de justificación preferente, pero no es prueba plena de la realidad de la operación. Cuando la Administración cuestiona que el servicio se haya prestado realmente, corresponde al contribuyente aportar elementos adicionales: contrato, correspondencia, entregables, prueba del pago y coherencia con la actividad.
¿Los gastos anteriores al inicio de la actividad son deducibles?
Pueden serlo si están correlacionados con la futura obtención de ingresos y cumplen los demás requisitos, y de hecho es habitual en sociedades en fase de puesta en marcha. Lo que no procede es activarlos como gastos de establecimiento, figura que el Plan vigente no admite: son gasto del ejercicio.
¿Tiene una duda contable o fiscal que no termina de cerrar?
Plantéenosla. Somos el equipo al que llaman decenas de asesorías, gestorías y departamentos financieros cuando aparece una operación que no está en el manual: una permuta, una escisión, un deterioro discutible, una subvención con condiciones, un criterio de deducibilidad que puede caerse en una comprobación. Le respondemos por escrito, con la norma y la doctrina citadas, y si hace falta nos sentamos con su equipo.