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Legalización de libros
Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social, por vía telemática y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Es un trámite barato que casi nadie echa de menos hasta que hace falta.
Qué se legaliza
- Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro de actas de todos los órganos colegiados, con las actas del ejercicio.
- Libro registro de socios en las sociedades limitadas o libro registro de acciones nominativas en las anónimas, cuando haya habido movimientos.
- Libro registro de contratos del socio único con la sociedad unipersonal, cuando existan.
- Voluntariamente, el libro mayor y cualesquiera otros que la sociedad decida.
Cómo se hace
Los libros se cumplimentan primero y se legalizan después: es una legalización a posteriori. Se generan ficheros con el contenido de cada libro, se calcula su huella digital y se presentan telemáticamente con firma electrónica. El registrador practica la legalización y expide la certificación correspondiente.
Cuando el contenido de un libro sea confidencial, puede solicitarse su cifrado, presentando la información encriptada y conservando la clave, que solo se facilitará por requerimiento judicial.
Por qué importa
La legalización dota a los libros de valor probatorio frente a terceros con una fecha cierta. Sin ella, la contabilidad sigue siendo válida internamente pero pierde buena parte de su eficacia como prueba: en un procedimiento concursal, en un litigio entre socios o en una inspección, unos libros no legalizados debilitan sensiblemente la posición de la sociedad.
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
¿Se pueden legalizar libros de ejercicios anteriores?
Sí, presentándolos fuera de plazo, y es lo recomendable cuando se detecta la omisión. Se hace constar la presentación extemporánea, pero es preferible tener los libros legalizados tarde que no tenerlos. En procesos de venta de empresa, la falta de legalización de varios ejercicios es un hallazgo habitual que se traduce en garantías adicionales.
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