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Depósito de cuentas anuales
Dentro del mes siguiente a la aprobación, los administradores presentarán en el Registro Mercantil del domicilio social las cuentas para su depósito. Es el trámite que hace públicas las cuentas y el que, si se omite, bloquea la vida registral de la sociedad.
Qué se presenta
- Instancia de presentación y certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas y de aplicación del resultado, con firmas legitimadas.
- Las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo cuando proceda y memoria.
- Informe de gestión, cuando sea obligatorio.
- Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditar o la auditoría se haya practicado a petición de la minoría.
- Documento relativo a la titularidad real y, en su caso, la declaración de identificación del titular real conforme a la normativa vigente.
- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas, cuando proceda.
La presentación es telemática en la práctica totalidad de los casos, mediante los formatos normalizados que publica el Colegio de Registradores.
Cierre registral
Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se haya practicado el depósito, no puede inscribirse en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, salvo un conjunto tasado de excepciones —entre ellas el cese o dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución y el nombramiento de liquidadores—. En la práctica, esto impide cambiar el órgano de administración, otorgar poderes o modificar estatutos.
Sanciones
El incumplimiento de la obligación de depósito puede sancionarse con multa, cuya cuantía se determina en función del tamaño de la sociedad conforme a los criterios legalmente establecidos, con competencia del ICAC. La sanción es independiente del cierre registral, que opera automáticamente.
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
¿Se pueden depositar varios ejercicios a la vez?
Sí, y es lo que hay que hacer para levantar un cierre registral por acumulación de ejercicios sin depositar. Cada ejercicio se presenta con su propia certificación y su propia documentación, y deben haber sido aprobados por las juntas correspondientes, lo que exige preparar también las actas pendientes.
¿Una sociedad inactiva tiene que depositar?
Sí. La inactividad no exime: hay que formular, aprobar y depositar cuentas aunque reflejen movimiento nulo. Es la causa más frecuente de cierre registral y de sorpresas años después, cuando se quiere vender, disolver o reactivar la sociedad.
¿Tiene una duda contable o fiscal que no termina de cerrar?
Plantéenosla. Somos el equipo al que llaman decenas de asesorías, gestorías y departamentos financieros cuando aparece una operación que no está en el manual: una permuta, una escisión, un deterioro discutible, una subvención con condiciones, un criterio de deducibilidad que puede caerse en una comprobación. Le respondemos por escrito, con la norma y la doctrina citadas, y si hace falta nos sentamos con su equipo.