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Formulación de las cuentas anuales
Formular no es un trámite administrativo: es el acto por el que los administradores asumen que las cuentas expresan la imagen fiel. De ahí derivan consecuencias de responsabilidad que conviene conocer antes de firmar.
Quién y cuándo
Los administradores están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión cuando proceda y la propuesta de aplicación del resultado. En sociedades obligadas a consolidar, también las cuentas y el informe consolidados.
La firma
Las cuentas deben ser firmadas por todos los administradores. Si falta la firma de alguno, se hace constar en cada uno de los documentos con expresa indicación de la causa. La negativa a firmar no impide la formulación, pero deja constancia y traslada la discrepancia a la junta y, en su caso, al registro.
Qué implica formular
- Afirmar que las cuentas se han elaborado conforme al marco normativo aplicable y que expresan la imagen fiel.
- Haber valorado la aplicación del principio de empresa en funcionamiento y, si procede, haber actuado en consecuencia.
- Haber recogido los hechos posteriores conocidos hasta esa fecha.
- Asumir la responsabilidad societaria que corresponde a los administradores por los daños causados por actos contrarios a la ley o a los estatutos, o realizados incumpliendo los deberes inherentes al cargo.
Es excepcional. Procede cuando, después de formuladas y antes de su aprobación, se conocen hechos que muestran que las cuentas no expresan la imagen fiel y su relevancia lo exige. Debe motivarse y afecta a los plazos posteriores. No es un mecanismo para corregir errores menores, que se tratan por la vía de la norma de errores.
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
¿Qué pasa si se formula fuera de plazo?
La formulación tardía no invalida las cuentas, pero retrasa toda la cadena —aprobación y depósito— y puede acarrear el cierre registral si el depósito no se realiza dentro del año siguiente al cierre. En sociedades con conflicto entre socios, además, el incumplimiento del plazo se convierte en argumento en cualquier impugnación posterior.
¿Tiene una duda contable o fiscal que no termina de cerrar?
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