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Obligación de llevar contabilidad
Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. La regla es del Código de Comercio y no admite muchas excepciones; lo que varía es su intensidad.
Obligación mercantil y obligación fiscal
Conviene separarlas porque no son la misma cosa y con frecuencia se confunden.
| Sujeto | Contabilidad mercantil | Obligaciones fiscales de registro |
|---|---|---|
| Sociedades mercantiles | Completa, conforme al PGC | Libros registro de IVA y, en su caso, otros |
| Empresario individual con actividad mercantil | Completa, conforme al PGC | Libros registro de IVA e IRPF |
| Profesional en estimación directa | No conforme al PGC | Libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones y suplidos |
| Actividad en estimación directa simplificada | No conforme al PGC | Libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión |
| Actividad en estimación objetiva | No conforme al PGC | Registros simplificados, según el método y las magnitudes aplicadas |
| Entidades sin fines lucrativos | Conforme a su adaptación sectorial | Según su régimen fiscal |
La consecuencia práctica es importante: un autónomo que tributa en estimación directa no está obligado a llevar contabilidad ajustada al Plan, pero sí a llevar libros registro fiscales, y si su actividad tiene carácter mercantil la obligación del Código de Comercio le alcanza igualmente.
Qué pasa si no se lleva o se lleva mal
- Vía tributaria. La llevanza incorrecta de libros es una infracción tipificada en la Ley General Tributaria, y la ausencia de contabilidad fiable habilita la aplicación del método de estimación indirecta, en el que es la Administración quien determina la base con datos e índices.
- Vía mercantil y concursal. El incumplimiento sustancial de la obligación de contabilidad o la llevanza de doble contabilidad son causas de calificación culpable del concurso, con posible responsabilidad patrimonial de los administradores.
- Vía registral. La falta de depósito de cuentas cierra la hoja registral, impidiendo inscribir la práctica totalidad de los actos societarios.
- Vía penal. En supuestos graves, la contabilidad falseada puede integrar delitos contable, societario o contra la Hacienda Pública.
Esta página explica el tratamiento general previsto en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, con sus modificaciones posteriores) y en la normativa tributaria española vigente, y no sustituye al análisis del caso concreto. Los tipos, límites e importes se revisan con frecuencia y existen especialidades autonómicas y forales: antes de contabilizar o de declarar conviene verificar la redacción aplicable al ejercicio. Consúltenos su caso.
Sobre la obligación contable
¿Una sociedad sin actividad tiene que llevar contabilidad?
Sí. La inactividad no suspende las obligaciones mercantiles: hay que llevar los libros, formular cuentas anuales, aprobarlas y depositarlas, aunque reflejen movimiento nulo. Es uno de los incumplimientos más frecuentes en sociedades que dejaron de operar sin disolverse, y genera cierre registral y, con el tiempo, problemas para cualquier operación posterior.
¿Una comunidad de bienes debe llevar contabilidad?
No conforme al Plan, salvo que desarrolle actividad mercantil. Sus obligaciones son las de registro fiscal correspondientes al régimen de atribución de rentas y las del IVA. Ahora bien, en comunidades con actividad relevante llevar una contabilidad completa suele ser recomendable, sobre todo para documentar la atribución entre comuneros.
¿Tiene una duda contable o fiscal que no termina de cerrar?
Plantéenosla. Somos el equipo al que llaman decenas de asesorías, gestorías y departamentos financieros cuando aparece una operación que no está en el manual: una permuta, una escisión, un deterioro discutible, una subvención con condiciones, un criterio de deducibilidad que puede caerse en una comprobación. Le respondemos por escrito, con la norma y la doctrina citadas, y si hace falta nos sentamos con su equipo.